法務局窓口で電子書類での支店移転登記をしてみる

支店として設置していた事務所を引っ越したため、支店移転の変更登記が必要になりました。

これまでは、変更登記はオンライン申請で行っていたのですけど、今回は電子証明書を切らしていたというのもあって、法務局窓口で申請してみることにしました。

引越し前と引越し後のどちらとも横浜地方法務局の管轄だったので、その 1 箇所だけでの変更登記で済む感じです。

 

今回は窓口での申請にしたので、次のものを用意することになりました。

1. 支店の移転に関する決定書 （電子署名したものを CD-R へ保存）
2. 登記すべき事項 （テキスト形式で CD-R へ保存）
3. 合同会社変更登記申請書 （印刷物）
4. 登録免許税 30,000 円 （法務局で収入印紙を購入）

１．支店の移転に関する決定書

まず、合同会社の場合、平成 24 年 4 月 6 日現在、支店移転は基本的には業務執行社員の過半数の同意で成立するようなので、それを満たす合意書を用意します。

上記の例では「業務執行社員全員の一致」とありますが、業務執行社員の過半数の一致でも大丈夫なはずです。

日付は、この決定書の作成日よりも、支店移転の時期の日付の方が後になります。

 

そして、今回は支店の移転に関する合意書は、紙ではなく電磁的記録（電子文書）で作成しています。

そのため、同意した社員は実印ではなく、横浜市の住基ネットカードを入手する で手に入れた住基カードに公的個人認証の電子証明書を入れて、64 ビット版 Windows 7 で PDF に電子署名する（その２） で記したような方法で各人が電子署名をしています。

そのため、最後の文言は「記名、押印する」ではなく「電磁的記録で、記名、電子署名する」となっています。

 

また、このような電磁的記録の文書を法務局へ提出するに当たっては、この電子署名を行った PDF を原本として、CD-R に焼いて提出する必要があるとのことでした。

２．登記すべき事項

登記すべき事項は、通常は法務局で OCR 用紙をもらって記載することになるらしいのですが、テキスト形式のデータファイルで CD-R に焼いて提出することもできるようだったので、今回はそのようにしてみることにしました。

登記すべき事項を記すテキストファイルは、通常の Shift-JIS 形式で、空白文字は使わず、数字等も含めて全角文字で記載します。

支店番号は、移転の場合は、既に登録されている支店の、移転する支店の番号を指定します。

支店の所在地には、半角文字は使わず、空白を入れずに、移転後の新しい所在地の住所だけを記載します。

 

原因年月日には、支店を移転した日付を記します。

変更登記の申請は、支店を移転し終わってからになりますので、ここの日付は必ず申請日よりも前の日付になります。通常は、「支店移転に関する決定書」に記載した「移転の時期」と同じになると思います。

そして、日付の末尾に「移転」の文字を付けます。

 

支店の移転登記については、登記すべき事項はこの 3 つで大丈夫のようです。

これを、先ほどの「支店移転に関する決定書」と同じ CD-R に、名前は何でもいいのですが、今回は「登記すべき事項.txt」として書き込んでおくことにします。

 

なお、今回はこれとは別に登記すべき事項を紙にも印刷して、念のため併せて提出しておくことにしました。

その場合は、このテキストファイルを印刷して、その紙の右下あたりに会社代表印を捺印しておきます。

３．合同会社変更登記申請書

法務局窓口での提出の場合、変更登記申請書だけは必ず紙で用意する必要がありました。

今回は窓口による申請のため、オンライン申請のように、不備があったときの通知を受け取ることができません。

そのため、変更登記申請書の冒頭左上に必ず、連絡先の電話番号を記載する必要がありました。

 

「登記すべき事項」と「添付書類」は、今回は電子書類による申請なので、「CD-R添付」という言葉を記しています。

登記すべき事項については、「別紙の通り（CD-R添付）」という記載になっていますが、これは CD-R に焼いたテキストファイルと併せて、念のため、それを印刷したものも一緒に添付しようと思ったためです。

 

上記で用意した書類一式を揃えて、横浜地方法務局へ提出します。

1. 「変更登記申請書」を紙で用意
2. 「登記すべき事項.txt」と「支店の移転に関する決定書.pdf」を保存した CD-R を用意
3. 念のため、CD-R の内容を印刷したもの （登記すべき事項.txt については、印刷した紙の右下に代表社員を押印）

これらを持って法務局へ行き、そこで 30,000 円の収入印紙を購入します。

それを支店移転の登録免許税として、用意した「変更登記申請書」に貼り付けます。

収入印紙を貼り付けた変更登記申請書と、必要書類を記録した CD-R、それと念のため出力した CD-R の内容を、法務局の商業登記の窓口へ提出します。

 

すると、書類一式が受理されて、登記完了の日時を書いた紙が手渡されました。

今回は、平成 24 年 3 月 23 日に提出して、登記完了予定が 3 月 28 日。この完了予定日までに連絡が入らなければ、登記申請が正常に受理されたと思って良いとのことです。

実際のところ、28 日になっても特に連絡がなく、その翌日に登記事項証明書を取得してみると、無事、変更登記申請の内容が反映された登記事項証明書を取得することができました。